3 idee per eventi ibridi efficaci

Grazie alla pandemia Covid-19, i planner hanno dovuto sentirsi più a proprio agio nella creazione di riunioni digitali. Molti ora credono che le riunioni virtuali siano qui per restare e che sarà necessario incorporare alcuni componenti digitali nella maggior parte degli eventi di persona che stanno ricominciando a pianificare.

Ma creare un ibrido di successo non è semplicemente una questione di sessioni di streaming da una sala da ballo socialmente distante. Abbiamo parlato con diversi esperti di Mediatica Network, oltre che con rappresentanti della sede che hanno recentemente ospitato tali conferenze, per ottenere i loro suggerimenti, idee ed esempi su come ottenere il massimo da un incontro multicanale.

 

Comprendi le tue esigenze di pubblico

I planner possono facilmente essere sopraffatti dalla varietà di piattaforme, strumenti e aggeggi tecnologici ora disponibili per eseguire una riunione ibrida. Durante un recente webcast del Northstar Meetings Group, “Perché gli eventi ibridi sono essenziali per il tuo piano strategico 2021”, Denzil Rankine, presidente esecutivo di AMR International e coautore di Reinventing Live: The Always-On Future of Events, ha esortato i pianificatori a evitare di distratto da quello tsunami di tecnologia. Ricorda, lo scopo di qualsiasi evento è fornire valore a clienti e partecipanti.

“Possiamo dire:” ecco una tecnologia davvero brillante “. Si chiama ibrido o si chiama virtuale? ” disse Rankine. “Non è questo il punto. Il punto è chiedere di cosa hanno bisogno i tuoi clienti”.

Solo dopo aver stabilito una chiara comprensione delle priorità dei partecipanti dovresti quindi considerare se è richiesta sia la partecipazione di persona che a distanza e trovare la soluzione tecnologica più appropriata per integrarle entrambe.

Imposta le aspettative sia per le esperienze dal vivo che per quelle virtuali

Preparare i partecipanti a ciò che si svolgerà durante l’ evento è sempre stato necessario, sia che l’incontro fosse faccia a faccia o digitale, ma è particolarmente importante quando si combinano i due.

“Ciò significa assicurarti che i tuoi ospiti virtuali sappiano come accedere, che i tuoi ospiti dal vivo sappiano che ci sarà un pubblico virtuale e che entrambi sappiano come andrà a finire il programma”, afferma Ashanti Bentil-Dhue, fondatore e direttore di EventMind, digital – e società di produzione di eventi ibridi.

Tutte le promozioni dovrebbero chiarire che l’evento avrà elementi e pubblico sia digitali che di persona, consentendo ai potenziali partecipanti di selezionare l’opzione di consegna che si adatta al loro livello di comfort e alla loro attuale capacità di viaggiare.

 

Pensa prima al digitale

Quando si prendono decisioni su relatori, layout delle stanze e flusso della giornata, i partecipanti digitali dovrebbero rimanere in primo piano. “Riconoscere la realtà che un partecipante remoto non avrà lo stesso livello di attenzione“, afferma Alex Patriquin, CEO della piattaforma di gestione degli eventi Circa. Inoltre, il pubblico digitale dovrà essere in grado di interagire con coloro che partecipano alle sessioni di persona, facendo domande ai relatori, incontrando gli espositori o facendo rete con tutti gli altri partecipanti.

Nick Hoare, COO di etc.venues, afferma che i planner devono concentrarsi sul coinvolgimento degli spettatori da remoto, soddisfacendo allo stesso tempo le esigenze dei partecipanti di persona.

“Nella nostra esperienza, sessioni più brevi e più mirate mantengono meglio l’attenzione dei partecipanti. Questo supporta anche i partecipanti in sala, abbreviando il programma generale”, afferma. “Presentazioni, panel, chat davanti al caminetto, discussioni interattive, gruppi informali, sessioni sponsorizzate, aree di networking: tutto fa sì che i delegati si spostino tra le attività e creano un flusso per la giornata.”

Applicare questo pensiero anche quando si considera la durata del programma giornaliero. Dalle 8:00 alle 18:00 l’agenda di una conferenza di persona potrebbe funzionare meglio dalle 10:00 alle 16:00. per un evento ibrido. È possibile programmare attività aggiuntive intorno a questo per i partecipanti di persona, come pasti e riunioni di rete.