Ecco come organizzare eventi utilizzando dei template

L’organizzazione di eventi potrebbe essere un’attività noiosa se non hai un piano adeguato. Più grande è l’evento, più dettagli dovrai esaminare quando lo pianifichi e più sfide dovrai superare. Ecco perché daremo dei consigli gentilmente offerti dallo staff da una nota agenzia eventi a Milano.

 

Come pianificare un evento

Dalla fase di pre-pianificazione al giorno dell’evento, c’è così tanto da organizzare e tenere traccia.

Segui i passaggi di come avviene la pianificazione degli eventi qui riportati per risparmiare tempo e budget quando organizzi una funzione di successo.

 

Crea una checklist per la pianificazione degli eventi

Una checklist può fare grande differenza quando si tratta di pianificare un evento.

 

Per la pianificazione degli eventi aiuterà te e il tuo team a tenere traccia delle cose di cui hanno bisogno per prendersi cura ed eseguire le cose in modo impeccabile. Dagli una forma di mappa mentale. Puoi personalizzarlo in base al tuo evento e invitare il tuo team a collaborare anche su di esso in tempo reale sul cloud.

 

Stabilisci un obiettivo per l’evento

Stabilire l’obiettivo del tuo evento è una delle primissime cose che devi fare quando pianifichi un evento. Gli obiettivi possono essere diversi; entrate, attenzione dei media, raccolta di fondi, numero di partecipanti, lancio di un nuovo prodotto, ecc.

 

Definisci lo scopo del tuo evento o cosa vuoi ottenere con esso. E assicurati che l’obiettivo che hai impostato aderisca ai criteri SMART, o in altre parole sia Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico e Tempestivo.

 

Organizza la tua squadra

Metti insieme un team competente che possa aiutarti a raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato ea cui puoi delegare il tuo lavoro senza pensarci due volte.

 

Un organigramma come quello riportato di seguito può aiutarti a chiarire i ruoli e le responsabilità e le relazioni di reporting tra i membri del team.

 

Mentre assegni le responsabilità a ciascun membro, è anche importante capire come comunicare con loro (ad esempio software di chat, email, ecc.) Durante il processo di pianificazione. E non dimenticare di tenere riunioni regolari del comitato per discutere lo stato di avanzamento della pianificazione e qualsiasi problema.

 

Crea una sequenza temporale di pianificazione degli eventi per evidenziare le singole attività che devi completare e le relative scadenze. Aiuterà la tua squadra a tenere traccia delle cose.

 

Stabilisci il tuo budget

Prima di iniziare a pianificare, è necessario considerare il budget e vedere se le esigenze di pianificazione del proprio evento sono in linea con esso.

Di seguito sono elencate le aree chiave per le quali è necessario allocare denaro (impostare costi realistici per ogni elemento) quando si imposta un budget. Alcuni di questi articoli potrebbero non avere costi fissi, ma è importante fare stime approssimative per decidere se puoi effettivamente permetterteli.

 

  • Sede – Ciò potrebbe includere i pagamenti che devi effettuare per gli affitti per la sala / le stanze, depositi cauzionali, parcheggio, ecc.
  • Personale – Considera il budget che devi stanziare per i pasti, il trasporto e l’alloggio del personale, soprattutto se l’evento è fuori città.
  • Cibo e bevande: cibo e acqua sono elementi essenziali di cui hai bisogno per l’evento. Considera diverse opzioni di catering finché non ne trovi una adatta alle tue esigenze e al tuo budget.
  • Intrattenimento – Avrai bisogno di musicisti, DJ o altoparlanti? Assegna loro denaro e le relative spese di trasporto e alloggio.
  • Decorazioni – Se hai intenzione di decorare la sala dell’evento o il palco con fiori, luci, ecc., Devi stimare anche il costo.
  • Marketing – Questo dovrebbe includere tutto il denaro che dovrai spendere per i tuoi sforzi per commercializzare il tuo evento, che si tratti di annunci di Facebook o poster e volantini.
  • A / V: include tutte le apparecchiature come microfoni, altoparlanti, WiFi, cavi, proiettori, ecc.

 

Imposta la data e prenota la tua sede

Potresti avere una data preimpostata se si tratta di un evento ricorrente. Tuttavia, se dipende da te, ecco alcune cose a cui devi prestare attenzione.

  1. Hai abbastanza tempo per pianificare prima del giorno dell’evento?
  2. Salta le festività come quelle religiose o legali
  3. Controlla se gli orari dei partecipanti chiave quel giorno sono liberi
  4. A seconda del luogo e del tipo di evento, considera il tempo
  5. E nel caso, scegli la seconda migliore data
  6. Dopo aver selezionato una data, inizia a cercare un luogo adatto alle tue esigenze. 

Anche qui devi considerare

  1. Se è disponibile nella data e con quanto anticipo è necessario prenotarlo
  2. Le loro politiche di pagamento, rimborso e cancellazione
  3. Che si adatti al tipo di evento che stai pianificando
  4. La sede fornisce apparecchiature A / V, WiFi?
  5. La disposizione dei posti a sedere e le esigenze di parcheggio

 

Identifica partner e sponsor

Le organizzazioni della comunità e gli sponsor aziendali possono aiutarti a ridurre i costi, trovare più opportunità pubblicitarie, ampliare il tuo pubblico e aiutarti nella pianificazione dell’evento. E quando cerchi partner, devi assicurarti che la loro visione sia complementare alla tua.

 

  • Pubblicizza il tuo evento
  • Esistono diversi modi per commercializzare il tuo evento. A seconda del modo migliore per raggiungere il tuo pubblico di destinazione, puoi sfruttare l’email marketing, volantini, social media, TV, radio o inviti, ecc.
  • Prepara il tuo materiale di marketing come ti consente il budget. Ciò potrebbe includere loghi, banner, poster, volantini, inviti, newsletter, ecc.

 

Preparazioni finali

Mancano pochi giorni al tuo evento e ci sono ancora alcune cose che devi fare per evitare eventuali battute d’arresto.

Rivolgiti al tuo catering e conferma il menu, la presentazione del cibo e i dettagli del servizio, ecc.

Assicurati che la sede sia pronta per essere allestita nella data e nell’ora per cui l’hai prenotata

Controlla tutte le altre attrezzature necessarie per l’evento. Non dimenticare di provarli per vedere se funzionano quando li stai finalmente configurando.

Crea un programma di eventi per te e per il tuo team